PRIVACYVERKLARING

1. Wie zijn wij?

Deze privacyverklaring geldt voor:

MTi B.V. (KvK 94831718)

Mediation Trainingsinstituut MTi B.V. (KvK 27164646)

Adres: IJsbaanpad 9, 1076 CV Amsterdam

E mail: secretariaat@mediation.nl

In deze verklaring leest u welke persoonsgegevens wij gebruiken, waarom we dat doen en welke rechten u heeft.

2. Mediation

MTi regelt de organisatie rond mediations: aanmelding, planning, administratie en facturen.
Daarvoor gebruiken we gegevens zoals:

  • uw naam en contactgegevens,
  • gegevens van uw organisatie,
  • een korte omschrijving van de kwestie (alleen wat nodig is om u goed te kunnen helpen).

De mediation zelf wordt gedaan door zelfstandig werkende mediators, zijnde MfN‑registermediators. Zij zijn zelf verantwoordelijk voor de persoonsgegevens in het mediationdossier. De mediator:

  • bepaalt welke gegevens in het dossier komen,
  • bewaart dit dossier volgens de eigen regels en de MfN‑regels voor vertrouwelijkheid,
  • kan u een eigen privacyverklaring geven als dat nodig is.

3. Opleidingen en trainingen

Schrijft u zich in voor een opleiding, training of andere activiteit bij MTi? Dan verwerken wij onder meer:

  • uw naam en contactgegevens,
  • organisatie- of werkgeversgegevens,
  • factuur- en betaalgegevens,
  • aanwezigheid bij bijeenkomsten,
  • gegevens die nodig zijn voor certificering of bijvoorbeeld MfN of PE punten.

We gebruiken deze gegevens om:

  • uw inschrijving te verwerken,
  • met u te communiceren,
  • deelname, resultaten en certificaten vast te leggen,
  • te voldoen aan eisen van registers en instanties (zoals MfN, CRKBO en andere beroepsorganisaties).

4. Welke gegevens gebruiken we nog meer?

We gebruiken persoonsgegevens voor:

  • administratie en facturatie,
  • contact per e mail of telefoon,
  • het versturen van informatie of nieuwsbrieven,
  • het verbeteren van onze website en digitale leeromgevingen,
  • het samenwerken met docenten, trainers en zzp mediators.

Het gaat meestal om:

  • naam, adres, e mail en telefoonnummer,
  • gegevens over uw organisatie en functie,
  • betalings- en factuurgegevens,
  • berichten die u aan ons stuurt,
  • gegevens over gevolgde opleidingen of mediations (voor zover nodig).

5. Website, digitale omgevingen en cookies

Onze website gebruikt noodzakelijke cookies om goed te werken. Daarnaast kunnen we anonieme statistieken bijhouden om de site te verbeteren.

We kunnen gebruikmaken van:

  • digitale leeromgevingen of deelnemersportalen die bij onze opleidingen horen

In deze systemen verwerken we alleen de gegevens die nodig zijn voor:

  • uw toegang en deelname,
  • het bijhouden van uw voortgang en resultaten,
  • het uitgeven van certificaten.

Voor cookies die niet noodzakelijk zijn (zoals marketingcookies) vragen we eerst toestemming.

6. Foto en video

Bij bijeenkomsten, trainingen of andere activiteiten kunnen we soms foto’s of video’s maken.

Willen we beeldmateriaal gebruiken voor website, social media of andere communicatie, dan:

  • informeren we u daar vooraf over en vragen we uw toestemming.

Vindt u het niet prettig om herkenbaar in beeld te zijn? Laat het ons weten; dan houden we daar vanzelfsprekend rekening mee.

7. Met wie delen we gegevens?

We delen gegevens alleen als dat nodig is of als de wet dat vraagt. Bijvoorbeeld met:

  • ICT en hostingpartijen,
  • e mail- en softwaresystemen,
  • administratie- en boekhoudkantoren,
  • opleidings-, examen- en certificerende organisaties (zoals registers en beroepsorganisaties),
  • overheidsinstanties en toezichthouders (als dat verplicht is).

Met deze partijen maken we afspraken over beveiliging en geheimhouding.

We verkopen uw gegevens nooit.

8. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren gegevens niet langer dan nodig is. In grote lijnen:

  • Mediationadministratie bij MTi: zolang nodig voor organisatie, afhandeling en wettelijke verplichtingen. Het inhoudelijke mediationdossier valt onder de bewaartermijnen van de betreffende mediator.
  • Opleidings- en trainingsgegevens: zolang nodig voor uitvoering, bewijs van deelname, resultaten en certificering (bijvoorbeeld voor registers en PE punten).
  • Facturen en financiële gegevens: minimaal 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).
  • Algemene contactgegevens/vragen: maximaal 1 jaar na het laatste contact, tenzij we een lopende relatie hebben.
  • Website- en cookiegegevens: zolang dat nodig is voor het doel (werking of analyse van de site).

 9. Beveiliging

We nemen passende maatregelen om uw gegevens te beschermen, zoals:

  • beveiligde verbindingen (https),
  • sterke wachtwoorden en beperkte toegang,
  • beveiligde opslag en back ups,
  • afspraken met leveranciers over beveiliging en geheimhouding.

We bekijken regelmatig of deze maatregelen nog voldoende zijn en passen ze zo nodig aan.

10. Uw rechten

U heeft een aantal rechten. U kunt ons vragen om:

  • inzage in de gegevens die wij van u hebben,
  • aanpassing als gegevens niet kloppen,
  • in sommige gevallen verwijdering van gegevens,
  • beperking van het gebruik van uw gegevens,
  • overdracht van gegevens die u zelf aan ons heeft gegeven,
  • het intrekken van toestemming, bijvoorbeeld voor een nieuwsbrief of het gebruik van foto’s.

Ook kunt u bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen.

Stuur uw verzoek naar secretariaat@mediation.nl. We reageren binnen één maand.

Gaat uw verzoek over het mediationdossier van een mediator, dan kan het zijn dat u zich rechtstreeks tot de desbetreffende mediator moet wenden. In dat geval laten we u dat weten.

11. Klachten

Bent u ontevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan?

Neem eerst contact op met ons via secretariaat@mediation.nl. Komen we er samen niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring af en toe aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe wetgeving of wijzigingen in onze diensten. De meest recente versie vindt u altijd op onze website.